相手はそのことを何も知らない ～ 情報発信の前提条件

ブログやSNSの発信、メールやLINEでの1対1のやり取り、そしてリアルな会話。
自分から何かを伝えようとするときに、まいな必ず覚えておいてほしいことがあります。

それは、相手はあなたのことも、あなたが伝えようとしていることも、興味がないということ。あなたの情報を知りたいという強いモチベーションもありません。

発信のスタート時点では、あなたのことを何も知らないし、知りたいとも思っていないのです。
そう思うと、伝わりやすい発信になるのではないかと私は思います。

こんにちは。札幌でWebディレクターをしている白藤沙織です。

私はもともとはソフトウェアのマニュアルライターだった経験もあるので、文章ではたくさん苦労してきました。マニュアルの場合、そもそも読みたいと思う人が少ないでしょう。その中でも、ここだけは読んでほしいという情報をピックアップしたり、どうしたらわかりやすくなるのか文章を考えたりしていました。

こんな経験からか、文章の伝わりやすさは何かと日々考えています。

伝わらない文章を書きがちな人が、気づいていないこと

目の前にいて話をする場合、伝わっていなければ相手が聞き返してくれるし、場合によっては相手が補足してくれて会話が成立すると思います。

でも、ブログやSNS、メールもLINEも、書くときは目の前に伝えたい人がいません。
発信した内容を理解しようと質問してくれる人もないんです。
文章の場合は、よほどのことがない限り、伝わらなければそのまま流されてしまうのです。
テスト問題を解くときは、熱心に必死に問題文を読んでいると思いますが、そのようなことは稀です。

ご自分だって、ぱっと読んでわからないと思ったことは、スルーして放置したままにするのではないでしょうか?

それなのに、書き手になると、すっかりそのことを忘れてしまいます。
読み手は親切で、あなたに興味を持っていて、あなたが発信したことは丁寧に読んで、理解しようとしてくれる、受け入れてくれると思っていないでしょうか?

そんなことは絶対にありません。

伝わる文章にするには

私はブログやSNS、仕事で使う文章は、文章執筆のテクニックよりも、事前準備が大切だと思っています。

まずは相手があなたの文章の意図を汲み取って、理解してくれるという期待を捨てましょう。
わかってくれてるはずが前提なのではなく、相手に理解してもらえるように言葉を選ぶ、伝え方の順番を考えるのです。

こんな順番で考えてみると、考えが整理されたり、何を書いていいかわからないということが減ると思います。

1. 自分は何を伝えたいのか、1文にまとめる。
   ひと言でいうと何なのか、紙に書いてみるのがお薦めです。
   自分で伝えたいことがわかっていないと、相手に伝わらないのです。
2. 伝える相手は誰なのかを明確にする。
   メールやLINEの場合は、相手がわかります。
   ブログやSNSの場合は、だいたいこんな人とイメージします。
3. 自分の持っている情報を整理して、伝えなければならないことをまとめる。
   同じことでも、相手によって必要な情報は何かを考えます。
   たとえば、あなたの会社までの道順を伝えるとして、地元の人なのか初めて訪れる人なのかによって、相手が知っている情報量が異なりますね。方言で書いたらほかの土地の人はわからないのです。ここまで極端ではないにしても、同じ経験を共有していないと、案外相手には情報が伝わりません。

ここまで準備して、実際に文章を書いてみると、まとまったことが伝えられるし、何よりも自分が何を書いていいのかわからないということが減ってくると思いますよ。

よかったら、試してみてくださいね。

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