ひとつひとつ。これが仕事をうまくいかせるキーワードだと思うです

「仕事がたくさんあって、何から手をつけていいのかわかりません。」
「考えているんですけれど。」
「悩んでいるんですけど。」
「頭の中がごちゃごちゃしてきました。」

何かを問われた時、会社の中でわりとよく聞かれる返事なんですね。

これは答えになっておらず、どちらかというと言い訳です（きっぱり）。

自分にも自戒を込めていいます。

言い訳です。(;´∀｀)

じゃあどうすればいいのかなぁ?

何だかやらなきゃならないことがたくさんあって、「私はもうだめです」と何度もへこたれそうになった私に、数々のサポートをくれたビジネスコーチのアドバイスをシェアします。

大きく見える塊を分解する

「仕事がたくさんあって、何から手をつけていいのかわかりません。」

どんな仕事がどれだけあるのか、まずは細かく砕いてみましょう。
こんな質問をしてみます。

1. たくさんって、いくつだ?
2. 仕事の内容を細かく分けるとどうなる?
3. どんな行動をすると前に進む?
4. 最初にできることは何?
5. 手伝ってくれそうな人はいるのか?
6. どんな助けがあると、何から手をつけるかわかるの?

とかとか、考えます。

そうするとですね、「たくさん」という塊が小さくなって行動しやすくなるんです。

たとえば、「なんか明日までにすることがいっぱいだよー」と焦っていたとしましょう。そういうときは、まずすることを分けてリスト化します。動詞で書くことがポイントです。

• ○○さんに電話する。
• □□さんにメールの返事を書く
• ホームページの企画書を書く
• 銀行で振り込みをする
• 部署ミーティングのアジェンダを書く
• デザインの指示をする

こうやって出てきた行動のうち、すぐできるものはその場でやってしまいます。残りは何時にそれをするのか予定を決めます。このとき、明日までには無理というものがあったら、それはどうするのかも考えます。

ここまですると、なんとなく心が落ち着くと思うんです。すること全体が把握できるからですね。

私の場合、仕事を終えるのに数時間は必要で、具体的な行動が見えないものはさらに分けます。上のリストでは、ホームページの企画書を書くが当てはまります。それでこんな感じで、さらにするべき行動を分解してメモしておきます。

• ヒアリングした内容を読み返す
• 大学生用の就職案内ガイドやインターネットで業界のことを調べる
• 同業種のホームページをざっくり見ておく
• デザイン集などを見て、妄想を膨らます
• ホームページに載せたらいい記事をざっくりメモする
• ホームページの体裁にまとめるため、ディレクトリマップを書く
• ホームページのラフの手前であるワイヤーフレームを作る
• デザイナーにデザインを指示する
• 見積を作る
• 考えていることを、パワーポイントでまとめる

こうすると、私がする行動が見えるので、ひとつひとつ実行していくと良いことがわかり、なんだか安心します。

することがたくさんあって「何から手をつけたらいいのかわからない状態」から、「何から手をつけたらいいかわかった」状態になると前に進みます。

考えたり、悩んだりする締め切りを決める

企画、執筆、プロジェクトの計画などの進捗状況を確認していると、よく言われる答えが「考えているんですけれど」「悩んでいるんですけど」です。もう考えたり悩んだりするのはいいから、行動をリスト化して動きましよう。動かないと物事は進みません(;^ω^)。本当に身体を動かしてみるのもいいですよ。

たいていは行き詰っているので、そのまま考えたり、悩んだりしても解決までに到達しません。もっと厳しいことを言うと、考えてたり悩むことを選択しているから、そこにとどまっているのですね。(あー、厳しい）

本気で仕事を進めようとしたら、考えたり悩んだりしたときは、先輩なり上司なり同僚なりに相談して、とっとと問題を解決しますからね。

もちろん、ひとりでじっくり考えたり、試行錯誤して悩んだりする時間も必要なんですよ。それも大事な時間。それでも、なかなか答えがでないならば、いつまで考えるか、あるいはいつまで悩むか決めておくといいですよ。そして、その期限がきたら、どうするかきっぱり決めちゃいます。

取り組んでいる仕事で悩み続けるのはよくないと思うんです。どう仕上げるか悩むなら、よく知っている人に質問すればいいこと。現段階では自力の解決は無理だからです。それは悪いことではないですね。次は覚えるといいだけのことですから。

ここでもリスト化してみると、何が自分を止めているのかわかると思います。

• 理想的に解決するにはどんな行動をするとよいか?
• 考えたり悩む目的は何か?
• 今すぐできそうなことは何か?

ただ単にやっていないことを「悩んでいます」と答えちゃったりするのも、やめましょう。現状をごまかしているだけなのでね。

答えがひとつではなく、どれを選んでもそんなに差はないんで、期日を決めて悩んでおいて、締切日に出た答えでやってみるっていい方法だと思うんですよ。

ごちゃごちゃしたものも、ひとつひとつ解いていく

複雑なことを扱うと、頭がごちゃごちゃしても不思議ではありません。複雑なんですから。まずはこれが当たり前なんです。これを悪いとどこかで思っているから、ごちゃごちゃが大変って思うことになるのです。ごちゃごちゃだったら整理する。ここは冷静にそう思いましょう。

例えば、指示が複雑だったり、資料やメールを何度読んでもわからない場合は、話を段落に分け、その段落ごとに何を言われているのか考えます。国語の受験問題に出てくる要約せよって問題を解くイメージです。

ここでもひとつひとつがキーワードになります。ほぐしていくしかないですね。

本当は仕事を指示する人やメールを書く人がわかりやすくしてくれると良いのですが、相手がそれに気づいていないならば、自分からわかるように頭の中を整理するしかないです。そうでないと、仕事は進みません。恨んでいる暇があったら、自分で動いた方が心の負担も少ないです。

そうすると、理解できたことと、理解できなかったことがわかります。理解できなかったことは、メールを書いた本人とかよく分かる人に質問して確認する必要があります。わからない部分がわかることで、物事が進むこともあります。

頭がごちゃごちゃしてわからないって、イライラして理解を妨げているような場合は、「わからなーい」と絶叫してみるのもひとつの方法です。周囲に迷惑のかからないところで、マイナスの感情を吐き出してしまうと、案外すんなりと理解できたりします。

解決方法は意外にシンプル

なんだか解決できないんじゃないかと思うことも、解決しようと決めたら意外と時間がかからず、意外とシンプルに解決していくことが多いように思います。

何だか扱えないって行き詰まったときは、「分解する、そして、ひとつひとつ行動する」。これで前に進んでいけると思うのです。

あっ、もうひとつ重要なことがありました。自分は自分の問題を解決できるって決めるってことです。解決できないって思い込んでいたら、解決できませんからね。意外と心理面からアプローチしたら仕事が進んじゃうこともありますよ。

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